Zásady zpracování osobních údajů (GDPR)

Zásady zpracování osobních údajů ve společnosti Elektrospoj s.r.o. se řídí nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováváním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (v textu rovněž jako „GDPR“).

Toto prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů vysvětluje, jaké osobní údaje shromažďujeme a jak s nimi budeme nakládat.

Informace o správci údajů

Správcem Vašich osobních údajů je společnost:

Elektrospoj s.r.o
se sídlem Radiová 2, 102 00 Praha 10, IČ 4981 2602
společnost je zapsána v Obchodním rejstříku vedeném u soudu v Hradci Králové, oddíl C, spisová značka 4839.

a) Osobní údaj: Osobním údajem je každá informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (subjekt údajů). Identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat zejména odkazem na určitý identifikátor, např. jméno, příjmení, trvalé bydliště, telefonní číslo, e-mail apod.
b) Subjekt údajů: Subjektem údajů je fyzická osoba, jíž se osobní údaje týkají
c) Správce: Správce je zodpovědným správcem Vašich osobních údajů, které nám poskytnete v souvislosti s obchodním vztahem, který mezi Vámi, jakožto subjektem údajů a společností vznikl nebo v souvislosti s obchodním vztahem, který vznikl mezi společností a subjektem, jehož jménem vystupujete, případně za osobní údaje, které jsou nezbytné k přijetí opatření před vznikem obchodního vztahu v souladu s Vaší žádostí nebo s žádostí subjektu, jehož jménem vystupujete (dále jen obchodní vztah).
d) Právní základ: Právním základem zpracování osobních údajů  v rámci obchodního vztahu může být zejména plnění smlouvy dle článku 6, odst. 1, písm. b) GDPR nebo zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu společnosti dle článku 6, odst. 1, písm. f) GDPR, příkladně ve vztahu ke zpracování a uchování kontaktních údajů subjektu údajů nebo je zpracování nezbytné ke splnění právní povinnosti společnosti, která se na ni vztahuje, příkladně v oblasti daňové a celní, a to v souladu s článkem 6, odst. 1, písm. d) GDPR.

Zásady zpracování osobních údajů:

Při zpracování Vašich osobních údajů ctíme a respektujeme nejvyšší standard ochrany osobních údajů a dodržujeme zejména následující zásady:

a) Vaše osobní údaje vždy zpracováváme pro jasně a srozumitelně stanovený účel, stanovenými prostředky, stanoveným způsobem a pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování.
b) Zpracováváme pouze přesné osobní údaje a máme zajištěno, že jejich zpracování odpovídá stanoveným účelům a je nezbytné pro naplnění těchto účelů.
c) Vaše osobní údaje zpracováváme způsobem, který zajišťuje nejvyšší možnou bezpečnost těchto údajů a který zabraňuje jakémukoliv neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití.
d) Dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem možným rizikům; veškeré osoby, které přicházejí do styku s Vašimi osobními údaji, mají povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováváním těchto údajů.

Informace o zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme, pokud jste našimi obchodními partnery nebo je pouze zastupujete:

a) uzavírání a plnění obchodních smluv;
b) Vašeho oslovování v rámci marketingových a reklamních aktivit;
c) zasílám případných obchodních sdělení a obsahových newsletterů.

Zpracování osobních údajů bez Vašeho souhlasu

Rádi bychom Vás informovali, že Vaše osobní údaje můžeme dle výše uvedeného nařízení zpracovávat i bez Vašeho souhlasu, ale pouze za účelem:

a) plnění smlouvy uzavřené mezi Vámi a námi, přičemž smlouvu může představovat i faktické využívání určité služby, aniž by bylo potřeba cokoli podepsat;
b) plnění právních povinností, které pro nás vyplývají z obecně závazných právních předpisů;
c) při zpracování, jež je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů.

Tato forma zpracování vyplývá přímo z platných právních předpisů a k tomuto zpracování není potřeba Váš přímý souhlas.

Rozsah zpracovávaných osobních údajů

Společnost Elektrospoj s.r.o., zpracovává Vaše osobní údaje v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů.

Zpracováváme pouze osobní ty údaje, které nám poskytujete zejména:

a) v souvislosti s obchodní spoluprací, obchodními případy, obchodními či jinými smlouvami nebo projekty mezi naší společností a Vámi nebo fyzickou či právnickou osobou, u níž jste zaměstnáni, kterou zastupujete nebo s níž spolupracujete;
b) v souvislosti s návštěvou našich webových stránek www.elektrospoj.cz;
c) nebo v souvislosti se vstupem do našeho areálu a provozovny.

Nejčastěji se jedná o údaje, které nám sdělíte nebo které musíme zpracovávat ze zákona nebo z důvodu, že tím sledujeme svůj oprávněný zájem, např.:

a) jméno a příjmení;
b) telefonní číslo;
c) e-mailovou adresu;
d) adresu trvalého bydliště;
e) kontaktní nebo doručovací adresu;
f) datum narození (věk);
g) identifikační číslo (IČ), popř. daňové idenfitikační číslo (DIČ) u dodavatelů a obchodních partnerů;
h) registrační značku automobilu (u návštěvníků našich areálů).

Způsob zpracování osobních údajů

Způsob, kterým naše společnost zpracovává Vaše osobní údaje, zahrnuje manuální i automatizované zpracování.  V souvislosti se zpracováním osobních údajů pro účely nabízení obchodu a služeb však nejste předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro Vás mělo jakékoliv právní účinky nebo se Vás jiným způsobem významně dotýkali.

Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování. Průběžně posuzujeme, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel. Pokud zjistíme, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, údaje zlikvidujeme. Interně jsme však již ve vztahu k určitým účelům zpracování osobních údajů vyhodnotili obvyklou dobu využitelnosti osobních údajů, při jejímž uplynutí zvlášť pečlivě posuzujeme potřebu zpracovávat příslušné osobní údaje pro daný účel.

V té souvislosti zároveň platí, že osobní údaje zpracovávané pro účely:

a) plnění smlouvy zpracováváme po dobu trvání obchodního vztahu; dále jsou příslušné osobní údaje obvykle využitelné po dobu deseti let;
b) nabízení produktů a služeb zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu; dále jsou příslušné osobní údaje obvykle využitelné po dobu deseti let;
c) péče o zákazníky zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu; dále jsou příslušné osobní údaje obvykle využitelné po dobu deseti let.

Dále pak platí následující:

a) pokud jsou stanoveny zákonem nebo jiným obecně závazným právním předpisem nebo rozhodnutím správního orgánu, musí být osobní údaje za popsaným účelem archivovány minimálně po takto stanovenou dobu;
b) pokud je event. možné jejich užití nebo potřeba jejich užití v soudních či jiných sporech nebo správních či dalších řízeních, budou uchovávány minimálně po dobu dvou let od pravomocného skončení daného sporu nebo řízení, a jestliže nebudou žádný spor nebo řízení iniciovány, minimálně po dobu dvou let od uplynutí promlčecí nebo prekluzivní lhůty u věci, kde by mohly být event. uplatněny;
c) v ostatních případech minimálně jeden rok od jejich pořízení a maximálně pět let od jejich posledního užití.

Ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádné poskytnutí služby, resp. pro splnění všech našich povinností, ať již tyto povinnosti vyplývají ze smlouvy mezi námi či z obecně závazných právních předpisů musíme zpracovávat bez ohledu na Vámi udělený souhlas po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy či v souladu s nimi i po případném odvolání Vašeho souhlasu.

Zdroje osobních údajů

Osobní údaje získáváme zejména:

a) od samotných klientů, obchodních partnerů, zaměstnanců, a to přímo, např. při uzavírání smluv, na základě výběrových řízení atd.;
b) z veřejně dostupných zdrojů (veřejné rejstříky, evidence či seznamy);
c) od třetích osob oprávněných s osobními údaji klienta nakládat;
d) od potenciálních zájemců o naše služby či produkty v rámci marketingových akcí a kampaní;
e) z vlastní činnosti, a to zpracováváním a vyhodnocováním ostatních osobních údajů.

Příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje klientů jsou zpřístupněny zejména našim zaměstnancům v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností, při kterých je nutné nakládat s osobními údaji pouze však v rozsahu, který je v tom, kterém případě nezbytný a při dodržení veškerých bezpečnostních opatření.

Vedle toho jsou Vaše osobní údaje předávány třetím osobám, které se podílejí na zpracování osobních údajů, případně jim tyto osobní údaje mohou být zpřístupněny z jiného důvodu v souladu se zákonem. Správce má právo pověřit zpracováním osobních údajů zpracovatele, který se správcem uzavřel zpracovatelskou smlouvu a poskytuje dostatečné záruky ochrany Vašich osobních údajů. Proto vždy před jakýmkoliv předáním Vašich osobních údajů třetí osobě vždy s touto osobou uzavřeme písemnou smlouvu, ve které upravíme zpracování osobních údajů tak, aby obsahovala stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké v souladu se svými zákonnými povinnostmi sami dodržujeme.

Předávání osobních údajů

V souladu s příslušnými právními předpisy jsme oprávněni přímo, bez Vašeho souhlasu, předávat Vaše osobní údaje:

a) příslušným orgánům státní správy, soudům a orgánům činným v trestním řízení za účelem plnění jejich povinností a pro účely výkonu rozhodnutí
b) bankám a jiným poskytovatelům platebních služeb
c) dalším osobám v rozsahu stanoveném právními předpisy, například třetím osobám pro účely vymáhání našich pohledávek

Vaše práva

Společnost dodržuje zákony na ochranu osobních údajů platných v Evropském hospodářském prostoru, které v případě jejich platnosti zahrnují následující práva:

1. Pokud se zpracování osobních údajů zakládá na vašem souhlasu, máte právo svůj souhlas pro budoucí zpracování kdykoli odvolat.
2. Máte právo od nás jakožto od správce údajů ve smyslu právních předpisů požadovat přístup ke svým osobním údajům a jejich opravu.
3. Máte další práva jako je právo na výmaz, právo na omezení zpracování, právo podat námitku proti přímému marketingu, právo na přenositelnost osobních údajů.
4. Máte právo nesouhlasit se zpracováním svých osobních údajů.
5. Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Svá práva máte možnost uplatnit na e-mailové adrese správce, a to: prochazka@elektrospoj.cz

Kamerový záznam

Naše společnost za účelem ochrany majetku monitoruje pohyb osob prostřednictvím kamerových systémů se záznamem. V tomto případě po provedeném testu rovnováhy je právním důvodem tohoto zpracování oprávněný zájem správce. Pokud nejsou záznamy posouzeny jako potřebné pro účely trestního, správního či jiného obdobného řízení, budou průběžně mazány a likvidovány.

Kontaktujte nás

V případě jakéhokoli dotazu na ochranu osobních údajů, odvolání souhlasu s dalším zpracováním Vašich osobních údajů či v případě Vaší stížnosti, můžete využít e-mailovou adresu uvedenou v článku: (Vaše práva)

Informace o zpracování osobních údajů obchodních partnerů – tzv. „Zásady zpracování osobních údajů“ je ve společnosti účinná dnem 26.05. 2018.